So passen Sie E-Mail-Vorlagen

SELISE Signature ermöglicht es Administratoren, die E-Mail-Vorlagen, die an Unterzeichner, Reviewer und Viewer von Dokumenten gesendet werden, vollständig anzupassen. Das Anpassen dieser Vorlagen trägt dazu bei, Ihr Branding zu stärken und die Übersichtlichkeit für die Empfänger zu verbessern.

Erste Schritte: Zugriff auf den E-Mail-Vorlagen-Editor

1. Öffnen Sie die Signatur-Einstellungen

• Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol in der oberen rechten Ecke.
• Wählen Sie Signatur-Einstellungen aus.

Navigieren Sie zu E-Mail-Vorlagen

• Suchen Sie die Karte E-Mail-Vorlage.
• Klicken Sie auf Anpassen.

Wählen Sie Vorlagentyp und Sprache aus

• Verwenden Sie das Dropdown-Menü E-Mail-Vorlagentyp, um auszuwählen, welche E-Mail Sie anpassen möchten:

 Zu den aktuellen Optionen gehören:

• • E-Signatur Einladungslink
  • E-Signatur-Einladungslink mit Notiz
  • Dokument abgeschlossen
  • Dokument zurückgezogen
  • Unterzeichnung abgelehnt
  • Freundliche Erinnerung
• Über Sprache auswählen können Sie zwischen der englischen und der deutschen Version wechseln.

Passen Sie den Vorlageninhalt an

Sie können Folgendes ändern:

• E-Mail-Betreff

In der Vorlage selbst können Sie Folgendes ändern:


E-Mail-Text


Dynamische Platzhalter (Personalisierungen)


Layout und Design


Erstellen Sie Ihre E-Mail: Design-Tools

SELISE Signature verwendet einen Drag-and-Drop-Builder mit drei Bereichen: Inhalt, Zeilen und Allgemein.

Layout-Zeilen

Wählen Sie ein Zeilenlayout aus, um Ihren Inhalt zu organisieren:

Design-Einstellungen

Definieren Sie globale Layout-Einstellungen: 

• Breite, Ausrichtung, Farben
• Schriftart und Link-Styling

Unterstützte Personalisierungen

Bewährte Methoden

• Verwenden Sie immer doppelte geschweifte Klammern: {{tag}}

• Vorschau zur Überprüfung des korrekten Renderings

• Kombiniere Tags für personalisierte Inhalte: {{username}}, du wurdest eingeladen, {{contractname}} zu signieren.


Vorschauoptionen und mobile Reaktionsfähigkeit

Wenn Sie Ihre Vorlage bearbeiten, können Sie sie sowohl für Desktop als auch für Mobilgeräte in der Vorschau anzeigen, indem Sie den Umschalter oben rechts im Builder verwenden:

So stellen Sie sicher, dass Ihr Design auf allen Geräten gut aussieht.

Verwenden von Spalten für responsives Design

• Verwenden Sie 2-Spalten-Layouts, um Text neben einem Bild auf dem Desktop zu platzieren.
• Auf Mobilgeräten werden diese Spalten automatisch gestapelt, um vertikal zu scrollen.
• Damit eignet es sich perfekt für Szenarien wie:
• • Signaturanweisungen neben einem Logo
  • Textinhalt neben einem visuellen Symbol oder einer Grafik

Vorschau und Speichern

• Klicken Sie auf Vorschau, um Ihr Design anzuzeigen.
• Verwenden Sie zum Speichern die Option Aktualisieren.
• Verwenden Sie Letzte Aktion rückgängig machen, wenn Sie zum Original zurückkehren müssen.

Tipps für bessere E-Mail-Vorlagen

• Halten Sie den Ton professionell, aber freundlich
• Verwenden Sie Branding (Logos, Schriftarten, Farben)
• Geben Sie Kontaktinformationen oder Supportoptionen an.
• Löschen Sie wichtige Platzhalter nur, wenn dies erforderlich ist.

Beispiel für eine Anpassung

Vorgabe:

Sie wurden eingeladen, ein Dokument zu unterzeichnen. Klicken Sie unten.

Abschließende Anmerkungen

• Die Änderungen werden sofort nach dem Speichern systemweit übernommen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Anpassungen mit den rechtlichen und Branding-Richtlinien übereinstimmen.
• Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, wenden Sie sich an Ihr internes Kommunikationsteam oder an den SELISE-Support.