Schützen von Dokumentenlinks vor unbefugtem Zugriff

Wenn Sie Dokumente zur Signatur mit SELISE Signature senden, haben Sie die Möglichkeit zu wählen, ob sich die Empfänger anmelden müssen, bevor sie auf das Dokument zugreifen können – oder ob sie direkt über den Link in ihrer E-Mail auf das Dokument zugreifen und es signieren können. Diese Wahl wirkt sich erheblich auf die Sicherheit und Zugänglichkeit Ihres Signaturprozesses aus. In diesem Leitfaden erklären wir, wie der Schutz von Dokumentenlinks funktioniert, wie Sie ihn aktivieren oder deaktivieren und welche Vor- und Nachteile beide Ansätze haben, um Ihnen zu helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Wie werden Links geschützt?

Standardmäßig deaktiviert SELISE Signature die Ein-Klick-Anmeldung bei Dokumenten, die per E-Mail gesendet werden. Das bedeutet:

Die Empfänger müssen sich mit ihrem SELISE-Konto anmelden, um das Dokument anzusehen und zu unterschreiben.
Selbst wenn die E-Mail weitergeleitet wird, können Unbefugte nicht auf das Dokument zugreifen.

Administratoren können jedoch die Ein-Klick-Anmeldung aktivieren, sodass Benutzer das Dokument direkt über den Link anzeigen und signieren können, ohne sich anmelden zu müssen.

Verwalten dieser Einstellung

Nur Administratoren können diese Einstellung ändern. So passen Sie den Link-Schutz an:

Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol in der oberen rechten Ecke.
Wählen Sie Signatur-Einstellungen aus.
Suchen Sie die Option: Einladungslink.
Verwenden Sie den Schieberegler, um diese Funktion zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Sicherheitstipp:

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, denken Sie daran, dass der Link für jeden zugänglich ist, der die Einladungs-E-Mail erhalten hat. Das bedeutet, wenn der richtige Empfänger die Einladungs-E-Mail an eine andere Person weiterleitet, kann diese Person ohne Passwort auf das Dokument zugreifen.

Wir haben jedoch eine Sicherung eingebaut, so dass bei Verwendung des Links nur die Genehmigung oder das Signieren des spezifischen Dokuments möglich ist und der Benutzer danach automatisch wieder aus dem System abgemeldet wird, also keine anderen Aktionen ausführen kann.

Darüber hinaus wäre ein unbefugtes Signieren nur bei einfachen Signaturen möglich, da fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen zusätzlich durch einen zweiten Faktor abgesichert sind.

Wann sollten Sie den Link-Schutz aktiviert lassen?

Es wird empfohlen, diese Einstellung in folgenden Fällen deaktiviert (geschützt) zu lassen:

Dokumente enthalten persönliche, finanzielle oder rechtliche Informationen
Sie möchten Manipulationen oder unbefugtes Anzeigen verhindern
Sie haben es mit externen Parteien oder Compliance-sensiblen Branchen zu tun

Beispiel:

Sie versenden Arbeitsverträge oder NDAs – Sicherheit und Verantwortlichkeit sind unerlässlich.

Was passiert, wenn ein geschützter Link weitergeleitet wird?

Wenn der Dokumentenlink geschützt ist (Standardeinstellung: Ein-Klick-Anmeldung deaktiviert):

Der Empfänger wird auf den SELISE-Anmeldebildschirm weitergeleitet
Wenn die weitergeleitete E-Mail bei einer anderen Person landet, erhält diese keinen Zugriff
Der Zugang ist an die authentifizierte E-Mail-Adresse und das persönliche Passwort gebunden