So aktualisieren Sie die Richtlinien Ihrer Organisation

Wenn Sie Ihre Richtlinien auf dem neuesten Stand halten, stellen Sie Compliance, Konsistenz und Klarheit in Ihrem Unternehmen sicher. Mit SELISE Signature können Administratoren interne Richtliniendokumente einfach hochladen oder aktualisieren, auf die alle Benutzer zugreifen können.

Gründe für das Hochladen von Richtlinien

Das direkte Speichern von Richtliniendokumenten in SELISE Signature ermöglicht Ihrem Unternehmen:

• Sicherzustellen, dass jeder Unterzeichner Zugriff auf die neuesten Signatur-Richtlinien hat
• Das interne Onboarding und die Prozesstransparenz zu vereinfachen
• Die Dokumentation zur Anwendung von Signaturen zu zentralisieren

Schritt-für-Schritt: Hochladen oder Aktualisieren eines Richtliniendokuments

Schritt 1: Melden Sie sich als Administrator an

Um auf den Abschnitt Richtlinien zuzugreifen, stellen Sie sicher, dass Sie mit einem Konto angemeldet sind, das über Administratorrechte verfügt. Klicken Sie auf das Benutzersymbol (Logo) oben rechts auf dem Bildschirm und wählen Sie Signatur-Einstellungen aus der Dropdown-Liste aus.

 Schritt 2: Navigieren Sie zu Richtlinien

1. Scrollen Sie im Bereich Einstellungen nach unten, um den Abschnitt Richtlinien zu finden.
2. Hier werden die vorhandenen Dokumente (falls vorhanden) oder ein leerer Bereich angezeigt.

Wenn Sie eine vorhandene Richtlinie aktualisieren, wird aus Gründen der Übersichtlichkeit empfohlen, die veraltete Datei zu entfernen, bevor Sie eine neue Version hochladen.

Schritt 3: Hochladen der neuen Richtliniendatei

• Klicken Sie auf Bearbeiten und dann auf Vom Gerät hochladen, um eine Datei von Ihrem Computer auszuwählen.
• Sie können auch auf den kleinen Pfeil klicken, um auszuwählen:
• • OneDrive oder SharePoint
• Alternativ können Sie die PDF-Datei auch direkt per Drag & Drop in den gestrichelten Bereich ziehen.

Schritt 4: Speichern Sie Ihre Änderungen

Sobald die Datei hochgeladen ist:

• Klicken Sie auf Speichern oben rechts im Bedienfeld.

Die neue Richtlinie ist jetzt für alle Benutzer in Ihrer Organisation zugänglich, indem Sie auf das Fragezeichen unten links auf der Homepage in SELISE Signature klicken.

Best Practices für das Hochladen von Richtlinien

✅ Halten Sie die Dateinamen klar und versioniert (z. B. Data_Protection_Policy_v2.pdf)

✅ Begrenzen Sie die Dateigröße, um Upload-Probleme zu vermeiden

✅ Benachrichtigen Sie Benutzer über wichtige Änderungen (z. B. per interner E-Mail oder Dokumentkommentar)

✅ Regelmäßige Überprüfung und Entfernung veralteter Richtlinien

Häufig gestellte Fragen

Können Benutzer Richtlinien vor dem Signieren anzeigen?

Ja. Hier hochgeladene Richtlinien sind normalerweise mit dem Signaturprozess verknüpft. Stellen Sie sicher, dass Dokumente klar benannt sind, um ihren Zweck anzugeben.

Können mehrere Richtlinien hochgeladen werden?

Ja, Sie können mehrere PDF-Richtliniendokumente hochladen, die jeweils einzeln im Abschnitt Richtlinien aufgeführt sind.