Workflow-Vorlagen in SELISE Signature erstellen

Willkommen zu Ihrer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen wiederverwendbarer Workflow-Vorlagen in SELISE Signature! Dieses Tutorial richtet sich an technisch nicht versierte Benutzer und bietet klare Beschreibungen und Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Gründe für die Erstellung einer Workflow-Vorlage

Vorlagen in SELISE Signature ermöglichen es Ihnen, Zeit zu sparen, indem Sie Signaturprozesse einmal einrichten und immer wieder verwenden können. Perfekt für Verträge wie NDAs, Stellenangebote, Lieferantenvereinbarungen und mehr!

Bevor Sie beginnen: Vorbereiten Ihrer PDF-Datei

Bevor Sie Ihr Dokument hochladen, stellen Sie sicher, dass Ihre PDF-Datei fertig ist. Wenn Sie Hilfe bei der Vorbereitung Ihrer PDF-Datei benötigen, befolgen Sie diese Anleitung: So bereiten Sie Ihre PDF-Datei vor dem Hochladen vor

Schritt-für-Schritt: Erstellen Sie Ihre Workflow-Vorlage

1. Öffnen Sie den Abschnitt Vorlagen

Melden Sie sich bei SELISE Signature an.
Wählen Sie Vorlagen unter der Überschrift Workflows aus.
Klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen.

2. Laden Sie Ihr Dokument hoch

Klicken Sie auf Vom Gerät hochladen und wählen Sie Ihre vorbereitete PDF-Datei aus.
Der Dokumentname wird automatisch ausgefüllt, aber Sie können ihn bearbeiten.
(Optional) Fügen Sie Tags hinzu, um Vorlagen zu organisieren (z. B. NDA, Vertrag).

Wählen Sie Wer kann auf diesen Workflow zugreifen?

Nur ich
Jeder in der Organisation (Gehen Sie vorsichtig damit um und stellen Sie sicher, dass das verwendete Dokument wirklich von allen Benutzern eingesehen werden darf)
Nur Admins
Bestimmte Personen (Eingabe per Name oder E-Mail-Adresse)

Dokumenttyp auswählen:

Persönliches Dokument (privat)
Organisationsdokument (freigegeben) (Gehen Sie vorsichtig damit um und stellen Sie sicher, dass das verwendete Dokument auch wirklich von allen Benutzern eingesehen werden kann)
Wählen Sie den Signaturtyp aus (Einfach, Einfach+, Fortgeschritten, Qualifiziert).
Wählen Sie den Speicherort - Die Standardeinstellung ist My contracts.
Klicken Sie auf Empfänger hinzufügen, um fortzufahren.

3. Empfänger hinzufügen

Vorbemerkung:

Workflows arbeiten mit statischen und dynamischen Empfängern. Statische Empfänger haben eine Rolle in jedem der Dokumente, die aus dem Workflow generiert werden, d. h. sie erhalten alle Dokumente, die aus dem Workflow zur Genehmigung oder Unterzeichnung gesendet werden.

Beim Erstellen eines Workflows dienen dynamische Empfänger als Platzhalter für die echten Empfänger, die später bei Verwendung des erstellten Workflows eingefügt werden sollen. Jeder dynamische Empfänger erhält nur das Dokument, das persönlich für ihn zur Bearbeitung vorbereitet wurde.

Statische Empfänger hinzufügen: Geben Sie bekannte Namen oder E-Mail-Adressen ein.
Erstellen Sie bei Bedarf neue Kontakte.
Dynamische Unterzeichner hinzufügen: Platzhalterrollen wie "Kunde", "Neuer Mitarbeiter" usw., die später beim Senden ausgefüllt werden sollen.

Rollen für jeden Empfänger:

Unterzeichner: Muss das Dokument unterschreiben.
Reviewer: Überprüft und genehmigt das Dokument, signiert aber in der Regel nicht.
Viewer: Kann anzeigen, aber nicht signieren oder überprüfen.

Signaturreihenfolge festlegen: Aktivieren, wenn die Signaturreihenfolge wichtig ist (z. B. der interne Manager genehmigt zuerst, der externe Kunde signiert danach)

Aktivieren Sie die Option Signaturreihenfolge festlegen, wenn Sie möchten, dass die Empfänger in einer bestimmten Reihenfolge signieren.
Ziehen und Neuanordnen von Empfängern (1, 2, 3...)

Weitere Optionen:

Ablauf der Unterzeichnung aktivieren (Frist zum Signieren)
Automatische Erinnerung aktivieren (Erinnerungen automatisch senden)

Klicken Sie auf Dokument vorbereiten.

4. . Bereiten Sie das Dokument vor

Ziehen Sie Felder wie Unterschrift, Name, Datum per Drag & Drop auf das Dokument.
Weisen Sie jedes Feld dem richtigen Empfänger aus der Dropdown-Liste zu.

Klicken Sie auf Workflow speichern.

Spätere Verwendung Ihrer Vorlage

Gehen Sie zurück zu Vorlagen.
Suchen Sie Ihre gespeicherte Vorlage.
Klicken Sie auf Verwenden, legen Sie einen neue Dokumentenbezeichnung fest und klicken Sie auf Empfänger hinzufügen
Bestätigen Sie die markierten Platzhalter für Empfänger
Wählen Sie den ersten dynamischen Unterzeichner mit Namen oder E-Mail-Adresse aus.
Fügen Sie weitere dynamische Unterzeichner hinzu, indem Sie für jeden Empfänger auf Zusätzliches Dokument hinzufügen klicken, bis alle Empfänger aufgelistet sind.
Klicken Sie auf Dokument vorbereiten.
Überprüfen Sie die Felder (bereits platziert) und fügen Sie bei Bedarf Felder hinzu oder passen Sie sie an.
Klicken Sie auf Dokument senden – jetzt wird jedes einzelne Dokument erstellt und aufgelistet. Danach sind Sie fertig!

Dynamische Empfänger = Maximale Flexibilität (ideal für Massen-Workflows).
Statische Empfänger = Für feste Empfänger wie die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens.
Signaturreihenfolge = Wenn die Signaturreihenfolge wichtig ist (z. B. der Manager genehmigt zuerst, der Kunde signiert danach).

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

F: Kann ich einen Workflow später bearbeiten? A: Ja! Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Verwenden und wählen Sie Workflow bearbeiten aus.

F: Was passiert, wenn ich vergesse, einen dynamischen Unterzeichner auszufüllen? A: Das System lässt nicht zu, dass Sie das Dokument senden, bis alle dynamischen Rollen besetzt sind.

F: Können Empfänger fehlende Informationen in der PDF-Datei ergänzen? A: Ja, wenn Sie bei der Vorbereitung des Dokuments ein Formularfeld für sie platziert haben.

Das wars! 🚀 Sie verfügen jetzt über eine professionelle, wiederverwendbare Vorlage, mit der Sie Ihren Signaturprozess in SELISE Signature optimieren können. Bei Fragen zögern Sie nicht, unser Support-Team zu kontaktieren!

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