Empfängergruppen in SELISE Signature erstellen & nutzen

Wenn Sie häufig Dokumente an dieselben Personen senden, z. B. an ein HR-Team, Ihre Rechtsabteilung oder eine Gruppe von Managern, kann es mühsam sein, deren Namen und E-Mail-Adressen jedes Mal manuell einzugeben.

SELISE Signature erleichtert diesen Prozess mit einer Funktion namens Empfängergruppen. Mit einer Empfängergruppe können Sie eine vordefinierte Liste von Personen und deren Rollen (z. B. Unterzeichner, Reviewer oder Viewer) speichern, sodass Sie diese Gruppe für jedes neue Dokument wiederverwenden können.

Dieser Leitfaden richtet sich an alle, auch wenn Sie nicht technisch versiert sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Empfängergruppe erstellen, Personen hinzufügen, Rollen zuweisen und Dokumente schneller als je zuvor senden.

Schritt 1: Starten eines neuen Signaturprozesses

Erste Schritte:

Melden Sie sich bei Ihrem SELISE Signature-Konto an
Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf Neuer Signaturvorgang (Einzel- und Massenversand) und laden Sie auf dem nächsten Bildschirm ein Dokument hoch
Alternativ (Einzelversand) können Sie das Dokument (PDF- oder DOC/DOCX-Format) direkt in die Anwendung ziehen, eine Vorlage aus einem bestehenden Workflow laden oder das Dokument von Ihrem Gerät oder aus OneDrive/Sharepoint laden

Passen Sie nun die Dokumentendetails an:

Bezeichnung des Dokuments (z. B. "Geheimhaltungsvereinbarung")
Dokumenttyp: Wählen Sie entweder Persönliches Dokument oder Organisationsdokument, je nachdem, ob es nur für Sie oder für Ihr Unternehmen bestimmt ist
Versandart: Wählen Sie Einzelnes Dokument für den Einzelversand oder Massendokumente, wenn Sie an viele Personen gleichzeitig senden
Signaturtyp: Wählen Sie den für dieses Dokument erforderlichen Signaturtyp aus
Speichern unter…: Die Standardeinstellung ist "My contracts"

Schritt 2: Hinzufügen von Empfängern oder Verwenden einer gespeicherten Gruppe

Hier entscheiden Sie, wer das Dokument erhält. Sie können:

den Namen oder die E-Mail-Adresse jeder Person manuell eingeben
ODER klicken Sie auf Empfängergruppe hinzufügen, um eine gespeicherte Gruppe von Personen auszuwählen

Wenn Sie bereits eine Gruppe erstellt haben (z. B. "HR Team"), klicken Sie einfach neben dem Gruppennamen auf Hinzufügen.

Wenn nicht, klicken Sie auf Eine Gruppe erstellen. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen, und gehen Sie dann wie folgt vor:

Fügen Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse jeder Person hinzu
Wählen Sie ihre Rollen aus: Unterzeichner (er signiert), Reviewer (er prüft und genehmigt, unterschreibt aber in der Regel nicht) oder Viewer (er hat keine aktive Rolle und ist nur über den Vorgang informiert)

Nach dem Hinzufügen werden die Gruppe und ihre Mitglieder automatisch in der Empfängerliste angezeigt.

Schritt 3: Legen Sie Teilnahmeregeln für die Gruppe fest

Nachdem Ihre Gruppe hinzugefügt wurde, können Sie mithilfe des Dropdown-Menüs Teilnahmeregel steuern, wie viele Personen in der Gruppe das Dokument signieren müssen. Hier sind Ihre Optionen:

Bearbeitung: alle Empfänger: Alle in der Gruppe enthaltenen Empfänger müssen unterzeichnen.
Maximal eine Unterschrift erlaubt: Jeder in der Gruppe kann unterschreiben. Sobald aber das erste Mitglied der Gruppe unterschrieben hat, ist die Aufgabe für diese Gruppe erledigt und – wenn alle Teilnehmer außerhalb der Gruppe ebenfalls unterschrieben haben – der Vertrag unterschrieben und abgeschlossen.
Mindestens eine Unterschrift erforderlich: Mindestens eine Person aus der Gruppe muss unterschreiben. Andere können auch unterschreiben, aber das ist optional.

Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie Flexibilität bieten (z. B. kann jeder Manager unterschreiben) oder Verantwortung durchsetzen möchten (z. B. muss mindestens ein Mitglied der Rechtsabteilung unterschreiben).

Schritt 4: Bereiten Sie das Dokument vor

Nach einem Klick auf Dokument vorbereiten können Sie in diesem Schritt die Pflichtfelder für jeden Empfänger inkl. der Gruppenmitglieder über das Dropdown oben links auf das Dokument ziehen

Ziehen Sie Felder wie Signatur, Initialen, Kontrollkästchen oder Textfelder per Drag & Drop auf das Dokument
Weisen Sie jedes Feld der richtigen Person zu, indem Sie auf deren Namen klicken

Nehmen Sie sich Zeit, die Felder an den richtigen Stellen zu platzieren (z. B. Unterschrift am Ende der letzten Seite). Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Dokument senden, um es zum Signieren zu senden.

Best Practices & Tipps

Verwenden Sie Gruppen für wiederkehrende Teams, um Zeit zu sparen (z.B. "Legal Team", "HR" oder „Managers“)
Bleiben Sie bei der Standardauswahl Bearbeitung: alle Empfänger wenn alle Teilnehmer unterschreiben müssen
Wählen Sie Maximal eine Unterschrift erlaubt, wenn die Unterschrift eines Mitglieds der Gruppe ausreichend ist
Wählen Sie Mindestens eine Unterschrift erforderlich, wenn mindestens eine Person unterschreiben muss
Gruppen können gemischte Rollen haben, z. B. ein Unterzeichner und zwei Viewer