Vorbereiten Ihres Vertrags-PDF für die elektronische Signatur
Erfahren Sie, wie Sie Ihr Vertrags-PDF optimal für die digitale Signatur mit SELISE Signature vorbereiten. Vermeiden Sie Formatierungsfehler – einfach erklärt!
Bevor Sie Ihr Dokument auf SELISE Signature hochladen, ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Ihr Vertrags-PDF gut vorbereitet ist. So sorgen Sie nicht nur für ein reibungsloses Signiererlebnis, sondern vermeiden auch, dass das Signieren aufgrund von Formatierungsproblemen abgebrochen werden muss und Sie das Dokument erneut senden müssen. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen dabei hilft, Ihre PDF-Datei für die digitale Signatur vorzubereiten.
Schritt 1: Lassen Sie Platz für ausfüllbare Felder
Achten Sie bei der Erstellung Ihres Dokuments darauf, Leerzeilen oder Leerzeichen zu lassen, in die der Unterzeichner Informationen eingeben oder seine Unterschrift platzieren kann. Dazu gehören:
- Signaturzeilen
- Felder "Name", "Titel", „Ort“ und "Datum"
Dies ermöglicht eine genaue Platzierung der Felder durch den Benutzer bei der Vorbereitung des Dokuments für die Signatur.
Tipp:
Vermeiden Sie überfüllte Inhalte in der Nähe des Signaturbereichs. Lassen Sie mindestens 1-2 Leerzeilen, um sicherzustellen, dass sich die Felder nicht mit dem Text überlappen.
Schritt 2: Überprüfen Sie alle Klauseln und Formatierungen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Vertrag vollständig und rechtlich einwandfrei ist, bevor Sie ihn hochladen.
Überprüfen auf
- Rechtschreib- oder Grammatikfehler
- Unvollständige Abschnitte (z. B. "siehe Abschnitt 3", aber es gibt keinen Abschnitt 3)
- Platzhaltertexte wie [Firmennamen hier einfügen]
- Konsistente Schriftart und Zeilenabstände
- Alle Daten und Fristen sind korrekt
- Keine internen Notizen oder Nachverfolgungen von Änderungen
- Nur endgültige Fassung (kein Entwurf)
Tipp:
Bitten Sie einen Kollegen oder Rechtsberater, vor dem Hochladen Korrektur zu lesen.
Schritt 3: Speichern als PDF-Datei
Speichern Sie Ihre Datei als PDF (Portable Document Format) – dies stellt sicher, dass die Formatierung für alle Unterzeichner konsistent bleibt.
Beim Speichern/Exportieren:
- Verwenden Sie eindeutige Dateinamen wie NDA_AcmeCorp_August2025.pdf
- Vermeiden Sie passwortgeschützte Dateien (SELISE Signature kann diese nicht verarbeiten)
Tipp:
Führen Sie immer eine schnelle Vorschau durch, um sicherzustellen, dass die Formatierung auf Ihrem Bildschirm gut aussieht.
Verwenden Sie Tools, um Ihre PDF-Datei zu bearbeiten oder zu bereinigen
Müssen Sie eine PDF-Datei vor dem Hochladen bearbeiten oder korrigieren? Hier sind ein paar kostenlose Tools:
Schritt 5: Erstellen einer Sicherungskopie:
Bewahren Sie immer eine Sicherungskopie Ihres Originaldokuments auf – insbesondere, wenn es Teil eines rechtsverbindlichen Prozesses ist. Speichern Sie eine Kopie in Ihrem Cloud-Speicher oder internen System zur sicheren Aufbewahrung.
Abschließende Prüfung vor dem Hochladen:
✅ Das Dokument ist fertiggestellt und sauber
✅ Es gibt genügend Platz für Unterschriften und Textfelder
✅ Keine sensiblen Felder sind vorausgefüllt, es sei denn, sie werden benötigt
✅ Das PDF kann hochgeladen und über SELISE Signature gesendet werden