So senden Sie dasselbe Dokument individuell an mehrere Personen (Anleitung zum Massenversand von Dokumenten)
Erfahren Sie, wie Sie mit SELISE Signature ein Dokument an viele Personen einzeln versenden. Ideal für NDAs, Verträge, Formulare & mehr.
Die Verwaltung von Dokumentensignaturen in großem Umfang kann eine große administrative Herausforderung darstellen. Unabhängig davon, ob Sie Dutzende neuer Mitarbeiter einstellen, eine große Veranstaltung koordinieren oder standardisierte Verträge verteilen, benötigen Sie wahrscheinlich eine Möglichkeit, dasselbe Dokument an viele Personen zu senden und sicherzustellen, dass jede Person ihre eigene Kopie signiert – sicher und effizient.
Hier kommt der Massenversand in SELISE Signature ins Spiel. Anstatt ein gemeinsames Dokument an mehrere Personen zu senden, automatisiert diese Funktion die Erstellung und Zustellung individueller, personalisierter Kopien, sodass jeder Empfänger privat und unabhängig unterschreibt – perfekt für Kursorganisatoren, die Teilnahmeformulare verteilen, oder Geschäftsinhaber, die NDAs an Dutzende von Partnern senden.
In SELISE Signature wird genau dieses Problem mit der Funktion "Massenversand" gelöst. Anstatt ein Dokument für mehrere Unterzeichner freizugeben (wie bei einem Vertrag zwischen zwei oder mehr Parteien), können Sie mit dem Massenversand einzelne Kopien eines Dokuments an viele Personen gleichzeitig senden. Jeder Empfänger erhält sein eigenes Exemplar, signiert es und sendet es zurück – völlig getrennt von den anderen.
Häufige Anwendungsfälle:
- Versand von Arbeitsverträgen an neue Mitarbeiter
- Einholen von Verzichtserklärungen für Veranstaltungen von Teilnehmern
- Verteilen von NDAs an mehrere Anbieter oder Freiberufler
- Einholung von Compliance-Bestätigungen von allen Mitarbeitern
- Aufforderung an Studierende oder Teilnehmende, die gleiche Einverständniserklärung zu unterschreiben
Massenversand vs. Einzelversand
| Merkmal | Einzelversand | Massenversand |
|---|---|---|
| Empfänger | Alle unterschreiben eine freigegebene Kopie | Jeder signiert sein eigenes persönliches Exemplar |
| Sichtbarkeit | Alle sehen sich | Jeder sieht nur seine individuelle Version |
| Anwendungsfall | Vertrag wird von allen Parteien mitunterzeichnet | Formular, das von vielen Personen individuell unterschrieben wurde |
| Dokument-Instanz | Ein Dokument | Viele Dokumente, die aus einer Vorlage erstellt wurden |
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Erstellen einer Workflow-Vorlage
Schritt-für-Schritt-Anleitung.
- Navigieren Sie im linken Menü zu Vorlagen.
- Klicken Sie auf Workflow erstellen. (obere rechte Ecke)
- Laden Sie Ihr Basisdokument (PDF oder Word) hoch.
- Benennen Sie den Workflow (z. B. "Mitarbeiter NDA Massenversand").
- Fügen Sie bei Bedarf Tags hinzu.
- Zugriff auf die Vorlage über das Auswahl-Dropdown erlauben
- Wählen Sie die Dokumentenart
- Wählen Sie den Signaturtyp (Einfach, Erweitert usw.).
- Klicken Sie auf Empfänger hinzufügen und wählen Sie Dynamischen Empfänger hinzufügen (z. B. Platzhaltername wie "Mitarbeiter").
Tipp:
Sie können auch einen statischen Unterzeichner hinzufügen (z. B. den Gegenzeichner Ihres Unternehmens, der alle individuellen Dokumente als Unternehmensvertreter signiert).
Schritt 2: Signaturfelder hinzufügen
- Klicken Sie auf Dokument vorbereiten.
- Ziehen Sie das Signaturfeld per Drag & Drop auf das Dokument.
- Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Felder wie Name, Datum oder Initialen hinzu.
- Klicken Sie auf Workflow speichern.
Schritt 3: Verwenden des Workflows
- Gehen Sie zu Vorlagen.
- Suchen Sie Ihren Workflow und klicken Sie auf Verwenden.
- Benennen Sie das Dokument um (z. B. "NDA-Versand vom April 2025").
- Klicken Sie auf Empfänger hinzufügen.
Schritt 4: Hinzufügen von Empfängern für den Massenversand
Für jede Person:
- Klicken Sie auf Zusätzliches Dokument hinzufügen
- Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse ein
Schritt 5: Vorbereiten und versenden
- Klicken Sie auf Dokument vorbereiten.
- Überprüfen Sie die voreingestellten Felder und aktualisieren Sie sie gegebenenfalls.
- Klicken Sie auf Dokument senden.
SELISE Signature erstellt nun ein personalisiertes Dokument für jeden Empfänger.
Ideen für Anwendungsfälle
Versuchen Sie, den Massenversand zu verwenden für:
- Willkommenspakete für neue Mitarbeiter
- Kunden-Onboarding-Pakete
- Einverständniserklärungen für Eltern
- Anforderungen zur Bestätigung von Richtlinien
- NDAs für freiberufliche Auftragnehmer
Frequently Asked Questions
Häufig gestellte Fragen
Können sich die Empfänger gegenseitig sehen?
Nein. Jeder Empfänger erhält ein eigenes privates Exemplar.
Kann ich nachvollziehen, wer unterschrieben hat?
Ja. Sie können den Signaturstatus über Ihr Dashboard anzeigen.
Kann ich das Dokument erneut an jemanden senden, der es verpasst hat?
Ja. Klicken Sie für einen beliebigen Empfänger auf Einladung erneut senden.
Muss ich den Workflow jedes Mal neu erstellen?
Nein. Sie können gespeicherte Workflows mit neuen Empfängern wiederverwenden.