So überprüfen Sie den Status und die Historie Ihrer Dokumente

Den Überblick über Ihre digitalen Dokumente zu behalten, ist wichtig, um organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass alles rechtzeitig unterschrieben wird. SELISE Signature bietet einen vollständigen Prüfpfad und eine Statusübersicht für jedes Dokument, das Sie senden oder empfangen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie den Status eines Dokuments überprüfen und den detaillierten Verlauf anzeigen können, einschließlich des Herunterladens der signierten Version und des zugehörigen Nachweisberichts.

Schritt 1: Gehen Sie zu Ihrem Dokumenten-Dashboard

Nachdem Sie sich bei SELISE Signature angemeldet haben, navigieren Sie in der linken Seitenleiste zur Registerkarte Dokumente. Die folgenden Abschnitte werden angezeigt:

Meine Dokumente – Dokumente, die Sie erstellt und gesendet haben.
Erhaltene Dokumente – Dokumente, die für Sie gesendet wurden.
Organisationsdokumente – Freigegebene Dokumente (basierend auf Administratorberechtigungen).
Entwürfe – In Arbeit befindliche Dokumente, die noch nicht gesendet wurden.
Archiviert – Manuell archivierte Elemente.

Verwenden Sie die oberen Filter, um nach Status anzuzeigen:

Zu unterzeichnen
Zu überprüfen
Ausstehend
Abgeschlossen

Schritt 2: Öffnen Sie das Dokument, das Sie überprüfen möchten

Suchen Sie in der Dokumentenliste die Datei, die Sie überprüfen möchten. Für jedes Dokument werden folgende Informationen angezeigt:

Bezeichnung
Initiator (von empfangenen Dokumenten) oder Empfänger (von gesendeten Dokumenten)
Signaturart (z. B. Einfach, Fortgeschritten, etc.)
Erstellungsdatum und -uhrzeit
Datum und Uhrzeit der Fertigstellung (nur abgeschlossene Dokumente)
Bearbeitungsstatus

Klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeigen, um ein ausgewähltes Dokument zu öffnen, oder klicken Sie auf den kleinen Pfeil, um weitere Optionen anzuzeigen.

Schritt 3: Anzeigen des Status, der Signaturaktivität und der Download-Optionen

In der Dokumentansicht haben Sie folgende Möglichkeiten:

Aktuellen Status anzeigen (z. B. Abgeschlossen, Ausstehend, Abgelehnt)
Klicken Sie bei bereits abgeschlossenen Dokumenten auf Herunterladen des signierten Dokuments, um die endgültige signierte PDF-Datei herunterzuladen, oder wählen Sie Originaldokument herunterladen oder Audit-Protokoll herunterladen.
Klicken Sie auf Audit-Protokoll anzeigen, um Signaturdetails anzuzeigen, z. B.:

Namen, E-Mail-Adressen und (teilweise verdeckte) Telefonnummern aller Parteien
Rollen (z.B. Unterzeichner oder Reviewer)
Signaturtyp (Einfach, Fortgeschritten, usw.)
Zeitpunkt der Unterzeichnung oder Genehmigung
Land und Region (der IP-Adressen)
IP-Adressen und Geolokalisierung

Das Audit-Protokoll gewährleistet eine vollständige rechtliche Rückverfolgbarkeit gemäß den eIDAS-Richtlinien.

Schritt 4: Das Audit-Protokoll verstehen

Wenn Sie auf Signiertes Dokument herunterladen klicken, erhalten Sie einen ZIP-Ordner mit folgenden Inhalten:

SignedDocument.pdf – Die endgültig unterzeichnete Fassung des Vertrags
SignatureAuditLog.pdf – Das detaillierte Audit-Protokoll, in dem alle Unterzeichner und Betrachter aufgelistet sind

Das Überwachungsprotokoll enthält für jeden Teilnehmer Folgendes:

Rolle (Unterzeichner, Reviewer, Viewer)
Name, Telefonnummer und E-Mail
Vertragsinitiator
Signaturart
Datum und Uhrzeit des Logins (UTC)
Datum und Uhrzeit der Unterzeichnung (UTC)
IP-Adresse und Land

Schritt 5: Fehlerbehebung und Tipps

Wenn ein Empfänger seine Einladung nicht erhalten hat, überprüfen Sie die Sektion Ausstehend, öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf Einladung erneut senden.
Sie können auch die Option Dokument-Link kopieren verwenden, um das Dokument per persönlicher Mail freizugeben.
Wenn ein Dokument abgelehnt wurde, öffnen Sie es und überprüfen Sie die Kommentare des Unterzeichners in der Seitenleiste.
Bei abgelaufenen Links (standardmäßig gültig 7 Tage) senden Sie die Einladung einfach erneut.